Productiviteit

Telewerken voor believers: enkele handige tools

15 maart 2020

Laten we iedereen thuiswerken? Wachten we nog even af? Of doen we het gewoon toch direct — zonder verplichting van de overheid?

Veel bedrijven denken dezerdagen na over hoe ze thuiswerk praktisch kunnen organiseren voor hun werknemers én klanten.

Thuiswerken hoeft nochtans geen grote belemmering te zijn. Integendeel. Het kan voor veel bedrijven zelfs een eerste stap zijn in de omslag naar het organiseren van een flexibele werkplek voor werknemers.

In deze post geven wij als klein (maar fijn 😉) design agency een overzicht van tools die voor ons als organisatie een meerwaarde hebben in onze dagdagelijkse werking.


Slack

Slack geeft je de mogelijkheid om in verschillende kanalen met verschillende collega’s en klanten te communiceren

Slack is een tool die bedrijven kunnen gebruiken voor zowel externe als interne communicatie. Ze laat je toe om op een gestructureerde en overzichtelijke manier te communiceren met medewerkers en klanten.

Waar je bij Whatsapp of Mail berichten stuurt naar één of meerdere personen, kan je via Slack aparte kanalen aanmaken per project of topic. Om projectwerk te bespreken kan dit kanaal #klant-x of #klant-y heten. Voor topics binnen het bedrijf kunnen kanalen zoals #frontend of #learning handig zijn.

Naast berichten sturen en filesharing kun je via Slack ook gaan connecteren met een hele hoop plugins die beschikbaar zijn voor het platform. Zo push je rechtstreeks bestanden vanuit Google Drive, stuur je automatische reminders uit voor afspraken of krijg je als bedrijf meldingen wanneer je website offline gaat.


Trello

Een eenvoudig dummybord gemaakt in Trello

Trello is een handige en gebruiksvriendelijke applicatie om projecten voor een team of organisatie te gaan beheren, opdelen en oplijsten. Een soort van to- do list XL, maar dan gestructureerd en per topic opgedeeld.

Hoe je de tool gaat gebruiken, is voor elke organisatie vrij in te vullen. En net dat maakt Trello zo interessant.

Het principe van het platform is eenvoudig opgebouwd en bestaat uit overkoepelende teams, borden en kaarten. Ieder bord kan een oneindig aantal lijsten aanmaken, gaande van ‘in productie’ tot ‘staat op de planning’.

Lijsten bestaan uit relevante kaarten, die meestal een opdrachtbeschrijving of taak bevatten — al dan niet met of zonder bijlage bijgevoegd.

Per kaart kunnen een of meerdere teamleden toegewezen worden. Indien je als bedrijf aan meerdere projecten tegelijk werkt, kan het handig zijn om Trello te gaan gebruiken als sprintbord.

Elke week stelt het team dan een sprintbord op met zaken die deze week op de planning staan. Handig om te weten: vanuit Slack bestaat er een mogelijkheid om rechtstreeks zaken te gaan toevoegen aan Trelloborden.


Notion

Notion als centraal dashboard voor bedrijven en hun dagdagelijkse werking

Notion maakt het voor bedrijven handig om al hun documentatie en organisatie te gaan centraliseren in één platform. Het wordt gebruikt worden voor notities, documentatie, taken, projecten en databases.

Wijzelf gebruiken Notion vooral als centraal werkplatform en om verschillende workflows of veel voorkomende problemen te documenteren.

Het grote pluspunt aan Notion is dat alles real-time geregistreerd wordt, waardoor er geen mogelijkheid is om niet opgeslagen zaken te verliezen.

Notion werkt op dezelfde manier als Google Docs en Google Sheets maar heeft als voordeel dat hier een klikbare interface en eenvoudig te gebruiken editor achter zit.


Google Meetup

Videogesprekken voeren via Google Meetup

Voor veel vergaderingen hoef je helemaal niet samen te komen. Zo is het volgens ons handiger om meer tijd te steken in korte afgelijnde videogesprekken dan ellenlange vergaderingen te houden met veel te grote groepen.

Google Meet biedt een gebruiksvriendelijke oplossing om videogesprekken te houden. Inpikken in een gesprek kun je doen via de browser en via de app, maar je kunt ook perfect inbellen met een vast telefoonnummer.

Naast de standaard video en audiofunctionaliteit kun je verschillende schermen delen met elkaar en ook opnames maken (mits wederzijdse toestemming uiteraard!).


Adobe XD

Co-editing in Adobe XD

Werken aan één product met verschillende teamleden kan soms een serieuze opgave zijn. Gelukkig deed Adobe eind vorig jaar een update voor Adobe XD die het mogelijk maakte om met meerdere mensen samen aan één file te werken.

Ook werd de mogelijkheid geïmplementeerd om je huidige bestand te gaan resetten naar oudere versies. Zo is het steeds mogelijk om zaken uit oudere versies van het bestand te gaan recycleren.

Adobe XD werkt perfect samen met de Cloud Library van Creative Cloud en neemt ook alle eigenschappen over van vectors, illustraties of foto’s wanneer je ze gaat openen in andere Creative Cloud applicaties zoals Illustrator of Indesign.

Hebben jullie nog tips, vragen of andere nuttige tools die je wil delen?

Laat het ons weten!

Schrijf je in

op onze nieuwsbrief.